Organisaatiokaavioiden käyttäminen hallintatyökaluna

Organisaatiokaaviot tai lyhyt Org-kaaviot käytetään osoittamaan ihmisille organisaation suunniteltu rakenne. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen voimarakennetta. Joskus Org-kaaviot vain sekoittavat ihmisiä siitä, mitä rakenne todella on. Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista, vaan REFLECTAA asianomaisten ihmisten sekaannusta.

On kuitenkin myös mahdollista käyttää Org-kaaviota hallintatyökaluna organisaatiosi tavoitteiden saavuttamisen edistämiseksi. Tutkimme tyypillisiä esimerkkejä "vakio" Org-kaavioista. Tarkastelemme hämmentäviä Org-kaavioita. Lopuksi keskustelemme Org-kaavion käytöstä hallintatyökaluna.

"Standard" Organisaatio-kaaviot

Tavallisia Org-kaavioita käytetään tyypillisesti näyttämään ihmisille organisaation suunniteltu rakenne. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen voimarakennetta. Usein se heijastaa vain vastuurakennetta. Organisaation todellinen voima seuraa usein tietoliikennettä rivien sijasta Org-kaaviossa.

Kaaviot ovat tyypillisesti pyramidin muotoisia. Ne osoittavat vastuuhenkilön yläosassa. Alla on ryhmitetyt alaiset, yleensä vähitellen pienemmissä laatikoissa. Yleensä samassa vaakatasossa Org-kaaviossa esitettyjä yksilöitä pidetään "peers" -organisaatiossa.

Tämä keisarillisen kollegion tietotekniikan osaston (DOC) Org-kaavio on tyypillinen pyramidikartalle. Laitoksen päälliköllä on viisi johtajaa, jotka raportoivat hänelle suoraan, sekä varajohtaja ja hakukomitea. Jokaisella johtajalla on suorat raporttinsa vihreissä ovaaleissa niiden valiokuntien alapuolella.

Hämmentävät organisaatiokaaviot

Joskus Org-kaaviot voivat sekoittaa ihmisiä siitä, mitä rakenne todella on. Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista, vaan se heijastaa asianomaisten ihmisten sekaannusta. Jos olet epävarma ryhmän toiminnallisista suhteista tai jos ne muuttuvat usein, niitä on käytännössä mahdotonta tarkistaa.

Ehkä yleisin paikka löytää sekava Org-kaavio on Yhdysvaltain liittovaltion hallituksessa. Oak Ridge National Laboratoryn tietojenkäsittely- ja matematiikkaosaston Org-kaavio ei välitä nopeasti organisaation rakenteen ymmärtämistä. Vaikuttaa viittaavan siihen, että yksitoista tehtävää raportoi suoraan johtajalle.

Vaikka valvonnan laajuus (suorien raporttien määrä, jonka johtaja voi tehokkaasti valvoa), vaihtelee huomattavasti, on vaikea uskoa, että tämä on optimaalisesti toimiva organisaatio. Jotkut toimintojen johtajat ovat todennäköisesti "yhtäläisempiä". Jos kartoittaisimme viestinnän virtauksen tämän organisaation sisällä ja kuinka kauan jokainen alaohjaaja käytti ohjaajan kanssa, jotkin suorat raportit olisi todennäköisesti luokiteltava muiden toimintojen alaisiksi.

Järjestä kaaviot hallintatyökaluksi

Org-kaaviot ovat yleensä reaktiivisia eikä ennakoivia laitteita. Olemme luoneet organisaation tai sallineet sen kehittymisen, ja se on kasvanut. Organisaation ihmisille tai ihmisille, joiden kanssa he ovat vuorovaikutuksessa, ei ole enää selvää, kuka on vastuussa. Niinpä laadimme joukon laatikoita ja rivejä, jotka osoittavat kaikille, jotka tekevät. Sitten lisätään katkoviivoja ja vastaavia keinotekoisia laitteita osoittaaksemme, että se, mitä olemme ensimmäistä kertaa vetäneet, ei ole aina aina.

Parempi vaihtoehto on kuitenkin suunnitella Org-kaavio, joka heijastaa sitä, mihin organisaatioon haluat mennä, eikä pelkästään kuvasta sitä, miten se on nyt. Jos haluat tasaisen, horisontaalisen organisaation, vedä Org-kaavio näin. Osoita, että kuusi tai kahdeksan (tai jopa 11, kuten edellä näimme) johtajat raportoivat VP: lle. Osoita, että kaikki kymmenen ohjelmoijaa raportoivat suoraan projektipäällikölle.

Jos organisaatiosi käyttää laadukkaita piirejä tai tuotantoryhmiä suorittamaan tehtävänsä, sinun pitäisi näyttää se Org-kaaviossa. Älä tunne, että olisit rajoitettu horisontaalisiin ryhmiin ja pystysuoriin viivoihin. Jos työntekijät ymmärtävät selkeämmin roolinsa, voit käyttää ympyröitä, käänteisiä kolmioita tai mitä muuta tarvitset.

Markkinoilla on monia ohjelmistotuotteita, joiden avulla voit näyttää, miten haluat organisaatiosi toimivan. OrgPlus on esimerkki erilaisista työkaluista, joita voidaan käyttää selvittämään monia liiketoiminnan osa-alueita, kuten Org-kaaviot.

Se, miten se pitäisi tehdä

Alla oleva esimerkki on Org-kaavion esitys, joka vaikutti minua suuresti. Se julkaistiin uudelle aikakaudelle yritykselle, joka vaati kaikkia työntekijöitä luovaa ja uutta toimintaa.

Se osoittaa selvästi tasaisen, horisontaalisen rakenteen, jonka tarkoituksena on edistää viestintää ja innovointia. Se osoittaa selvästi kahden parhaan upseerin muodostaman ryhmän, mikä osoittaa, mitä työntekijöiden odotetaan tekevän. Se säilyttää kuitenkin lopullisen vastuun yksiselitteiset linjat. Presidentti on selkeästi johtava yritys, mutta kaikki muut tietävät, että heidän on tehtävä osansa menestyä.

Org-kaavion pitäisi olla

On vielä liian aikaista kertoa, onko tällä järjestelykaavalla haluttu vaikutus. Se on ollut käytössä vain pari viikkoa. Yhtiön virkamiehet ovat kuitenkin käyttäneet sitä tehokkaana hallintatyökaluna, joka auttaa heitä organisoimaan kohti uusia tavoitteitaan.