9 olennaista asiaa Gantt-kaaviossa

Vaikka yksinkertainen tehtäväluettelo saattaa riittää pienten hankkeiden loppuun saattamiseen talon ympärille, kun kyse on projektinhallinnasta, tarvitaan yleensä yksityiskohtaisempi toimintasuunnitelma. Yksi suosituimmista ja käytännöllisimmistä tavoista hallita projektin kaikkien tehtävien ajoitusta on käyttää Gantt-kaaviota.

Ganttikaavio

Gantt-kaavio on kaavio, joka näyttää kaikki projektin eri alitehtävät ja miten ne liittyvät toisiinsa ajan suhteen. Se on tapa näyttää projektin aikataulu, ja se auttaa saamaan työn ajoissa. Se näyttää kaikki tehtävät, jotka on tehtävä, kuinka paljon aikaa jokaisen tehtävän odotetaan toteutuvan, ajanjaksot, joissa yksittäiset tehtävät on suoritettava, ja eri tehtävien välinen suhde. Näin kaikki tapahtuu aikataulun mukaisesti, ja et koskaan tuhlaa aikaa odottamaan tehtävän suorittamista, joka olisi pitänyt tehdä jo.

Tässä on yhdeksän Gantt-kaavion keskeistä osaa.

Päivämäärät näkyvät alkuun

Yksi Gantt-kartan tärkeimmistä osista, päivämäärät mahdollistavat projektinjohtajien nähdä, kun koko hanke alkaa ja päättyy, mutta myös silloin, kun jokainen tehtävä tapahtuu.

Tehtävät luetellaan vasemmalla puolella

Suuret projektit koostuvat aina suuresta määrästä alitehtäviä. Gantt-kaavio auttaa projektipäälliköitä seuraamaan kaikkia projektin alitehtäviä, joten mitään ei unohdeta tai viivästy.

Baareja käytetään edustamaan aikakehystä Jokainen tehtävä on odotettavissa

Kun alitehtävät on lueteltu, palkkeja käytetään näyttämään tarkasti, milloin jokainen alitehtävä tulisi suorittaa. Tämä auttaa varmistamaan, että jokainen alitehtävä suoritetaan aikataulussa niin, että koko projekti valmistuu ajoissa.

Kun Gantt-karttoja kehitettiin alun perin, ne kirjoitettiin käsin, jolloin kartan muuttaminen tai päivittäminen oli työlästä. Onneksi nykyisen projektinhallintaohjelmiston avulla projektipäälliköt voivat helposti lisätä, vähentää ja muokata tehtäviä tarvitsematta säätää koko kaavaa käsin.

Välitavoitteet näytetään timanteina

Välitavoitteet ovat niitä tehtäviä, jotka ovat olennaisia ​​hankkeen toteuttamisen ja menestyksen kannalta. Toisin kuin pienet yksityiskohdat, jotka on myös tehtävä, virstanpylvään täyttäminen tarjoaa tyytyväisyyden tunteen ja eteenpäin. Gantt-kaaviossa virstanpylväät näytetään timantteina (tai joskus muuna muotona) tietyn tehtäväpalkin lopussa.

Pienet nuolet osoittavat riippuvuudet

Vaikka osa tehtävistäsi voidaan tehdä milloin tahansa, muut on suoritettava ennen toisen tehtävän aloittamista tai sen jälkeen. Nämä riippuvuudet on merkitty pienillä nuolilla Gantt-kaavion tehtäväpalkkien välillä.

Varoitus näkyy tehtäväpalkkien varjossa

Vaikka monia alitehtäviä voidaan suorittaa melko nopeasti, on paljon hetkiä, kun haluat nähdä yhdellä silmäyksellä tarkasti, miten hanke on tulossa. Tämä voidaan saavuttaa varjostamalla tehtäväpalkit edustamaan jokaisen jo suoritetun tehtävän osaa.

Pystysuuntainen viivamerkitsin näyttää ajankohtaisen päivämäärän

Toinen tapa nähdä hankkeen prosessi yhdellä silmäyksellä, pystysuoran viivan merkki osoittaa nykyisen päivämäärän kaaviossa. Se auttaa sinua hallitsemaan aikaa tehokkaasti, koska näet yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon olet jättänyt tekemiseen, ja katso, oletko valmis seuraamaan projektia ajoissa.

Tehtävä ID tunnistaa

Nykypäivän nopeatempoisessa liike-elämässä sinulla on todennäköisesti useita tehtäviä samanaikaisesti. Tehtävä-ID: n sisällyttäminen Gantt-kaavioon auttaa kaikkia osapuolia tunnistamaan nopeasti puhuvan tehtävän.

Resurssit on osoitettu ja tunnistettu

Vaikka jokainen Gantt-kaavio ei sisällä niiden henkilöiden nimiä, jotka työskentelevät sen parissa, jos hanke toteutetaan useilla henkilöillä, luetteloiden nimet ja niille osoitetut tehtävät voivat olla erittäin hyödyllisiä.

Kun hallitset projektia, sinun on varmistettava, että kaikki yksittäiset tehtävät suoritetaan ajoissa ja tehokkaasti. Gantt-kaavio auttaa sinua tekemään juuri niin.