Tehtäväluettelon tekeminen: Management Tips

Meillä on kaikki tehtävät. Jotenkin tuntuu siltä, ​​että päivässä ei ole tarpeeksi tuntia, jotta kaikki tehtävät voidaan tehdä. Tässä on järjestelmä, joka toimii - ja se voi toimia myös sinulle.

Luettelo ei riitä

"Tehtävien tekeminen luettelosta" ei riitä. Sinun täytyy sijoittaa ne. Sinun on tiedettävä, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä, jotta voit keskittyä niihin. Sitten sinun täytyy jakaa resurssit näihin kohteisiin, mitata edistymistäsi ja palkita itsesi menestyksistäsi.

sijoitus

Luettele kaikki tehtävällesi laskentataulukko, vaikka voit tehdä ne myös paperilla. Voit myös laittaa ne tietokoneeseen tai älypuhelimeen, kirjoittaa ne kalenteriin tai syöttää ne ajanhallintaohjelmistoon.

Ensimmäinen askel on luetella kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä. Anna sitten heille sijoitus, jotta voit keskittyä tärkeisiin kohteisiin.

Käytä luokitusta A, B, C. A-lista on se, mitä minun täytyy tehdä tänään ennen lähtöä. B-lista on asioita, jotka sinun täytyy tehdä, mutta ei välttämättä tänään. Lopuksi C-lista on se mitä sinun tarvitsee löytää aikaa tehdä pian.

Saatat selvittää melko nopeasti, että C-listan ja jopa B-listan asiat eivät koskaan pääse. Yhdessä Operations Manager -asennossa muutama vuosi sitten löysin itseni yhä enemmän turhautuneeksi A-listalla. En vain käynyt läpi sitä joka päivä, kuten minulla oli aina ennen, mutta A-lista jatkoi kasvuaan. Silloin tajusin, mitä minun piti tehdä, jotta tehtäväni-luettelo toimisi minulle, ja kehitin järjestelmän teki työ.

Ajanhallinta

Ei riittänyt tietää, mikä oli tärkeää; mikä teki A-luettelon. Minun oli myös tiedettävä, kuinka kauan asiat vievät ja kuinka kauan minun piti käyttää niitä. Lisäsin tehtäväluetteloon sarakkeen arvioidun ajan, jonka jokainen tehtävä on suoritettava, ja viereisen sarakkeen, jossa on kumulatiivinen summa.

Sitten tein yksinkertaisen aikatutkimuksen. Kuten tein jokaisen tehtävän, kirjoitin sen, mitä tein ja aloitus- ja loppumisajat. Seurasin koko päivän. Sitten toistan sen pari viikkoa myöhemmin eri päivänä. Se ei ollut tyhjentävä selvitys millään tavalla, mutta se antoi minulle jonkin verran tietoa. Operations Managerina suuri osa päivästäni oli keskeytyksissä - käsitellä tapahtumia, jotka tapahtuivat, kriisit, jotka olivat syntyneet, tai ongelmat, jotka oli ratkaistava. Keskimäärin nämä keskeytykset kulutettiin neljä tuntia päivässä. Koska työskentelen tavallisesti kymmenen tunnin päivässä, se jätti minut kuusi tuntia päivässä tehtävien luetteloon.

Joka ilta, ennen kuin lähdin toimistosta, päivittäisin tehtäväluetteloni. Haluaisin poistaa ne asiat, jotka olin suorittanut, delegoinut tai alentanut, lisännyt esiin tulleet uudet asiat, järjestä prioriteetit uudelleen saadakseni tärkeimmät tehtävät päälle ja määritä kullekin arvioitu aika. Sitten menisin luetteloon kuuden tunnin merkkiin ja piirtää viiva. Tästä tuli seuraava päivä.

Palkitse itsesi

Useimmiten tämä rivi putosi jonnekin A-listallani. Se oli kaikkialla lähellä pohjaa. Tämä oli kuitenkin minun tavoite. Jos osuin tai läpäisin linjan, menin kotiin tuntuen, että se olisi ollut tuottava ja onnistunut päivä. Sen sijaan, että löysin itseäni enempää kuin mitä en olisi voinut päästä, tunnustin menestykseni tavata tai voittaa tavoitteeni. Seuraavana päivänä minun piti aloittaa kaikki uudestaan ​​ja tavoittaa uusi tavoite, mutta tein sen aikaisemmasta menestyksestä lähtien pikemminkin kuin turhautumisesta jatkuvasti enemmän tekemistä kuin minulla oli aikaa saavuttaa.

Tarvitset järjestelmän

Jotta voit menestyä, sinun on kehitettävä järjestelmä, jolla voit hallita aikaa, jotta voit saada enemmän aikaan sinä aikana, jolloin olet. Jos kohdealueesi tehtäväluettelossasi on aina lähellä yläosaa, pomosi aloittaa etsimään jotakuta muuta, joka voi työskennellä hieman kauemmas luettelosta joka päivä. Alla on muutamia resursseja, joiden avulla voit tehdä parempaa työtä ajankäytön hallinnassa.

Hallitse tätä ongelmaa

Luettele tehtävät, jotka sinun on tehtävä. Priorisoi ne, jotka ovat tärkeitä, ei vain kiireellisiä. Onko sinulla suunnitelma, mitä voit tehdä joka päivä. Työnnä suunnitelmaa kohti. Palkitse itsesi, kun tapaat tai voitat tavoitteesi.