Ajanhallinnan taitoluettelo ja esimerkit

Mitkä ovat ajanhallinnan taidot ja miksi ne ovat tärkeitä työnantajille? Ajanhallinta tarkoittaa tehokasta työskentelyä, ja jokaisen toimialan työnantajat etsivät henkilöstöä, joka pystyy käyttämään optimaalisesti käytettävissä olevaa aikaa. Ajan säästäminen säästää organisaation rahaa ja lisää tuloja.

Työntekijät, jotka hallitsevat aikansa hyvin, ovat tuottavampia, tehokkaampia ja todennäköisemmin määräaikoja. Ne keskittyvät tärkeimpiin ja ajankohtaisiin tehtäviin ja rajoittavat aikaa, joka hukkaan ei-keskeisiin tehtäviin.

Tehokas ajanhallinta edellyttää, että henkilökunta analysoi työmääränsä, määrittelee painopisteet ja pitää keskittyä tuottaviin pyrkimyksiin. Työntekijät, jotka ovat erinomaisia ​​ajankäyttäjiä, voivat poistaa häiriötekijöitä ja ottaa kollegoidensa tukeen niiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Työhaastattelun aikana

Ajanhallintaosaaminen, kuten muutkin pehmeät taidot, on kysyntää. Haastattelijat esittävät kysymyksiä arvioidakseen kykysi hallita aikaa ja tiimisi aikaa, jos sinulla on valvontatehtävä.

Tarkista nämä ajanhallinnan haastattelukysymykset ennen työhaastatteluja, joten olet valmis vastaamaan tiettyihin esimerkkeihin siitä, miten hallitset tehokkaasti työmäärääsi.

Parhaat taidot

priorisointi

Yleensä on mahdotonta tehdä jokaista tarvitsemasi yksilöä ja haluat tehdä kaikki kerralla, mutta jos priorisoit hyvin, sinun pitäisi pystyä suorittamaan tärkeimmät tehtävät järkevässä järjestyksessä. Kun määrität prioriteettia, harkitse sellaisia ​​tekijöitä, kuten jokaisen tehtävän suorittamisen jälkeen, kuinka kauan kestää, kuinka tärkeää se voi olla muille organisaatiossa, mikä voisi tapahtua, jos tehtävää ei suoriteta, ja onko jokin tehtävä keskeytynyt tarvetta odottaa jonkun toisen.

aikataulutus

Aikataulu on tärkeää, eikä vain siksi, että jotkin tehtävät on tehtävä tiettyinä aikoina. Aikataulu vaikuttaa päivä, viikko, kuukausi, sekä muut ihmiset, heidän projektinsa sekä lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmansa hankkeisiin ja tehtäviin. Useimmilla ihmisillä on myös tiettyjä vuorokauden aikoja, jolloin he ovat yhä energisempiä ja tuottavampia, kun he aikatauluttavat itseään. Aikataulut voivat olla myös hyvä tapa välttää viivyttelyä.

Tehtäväluettelon pitäminen

Tehtäväluettelot (jotka on priorisoitu ja integroitu aikatauluun) ovat loistava tapa välttää jotain tärkeää. Ne ovat myös erinomainen tapa välttää koko päivän ajatteleminen kaikesta mitä sinun tarvitsee tehdä. Tehtävien muistaminen vie energiaa, ja kaiken viikon ajattelu voi olla uuvuttavaa ja ylivoimainen. Jaa kaikki tarvittavat tehtävät luetteloon jokaisena päivänä, eikä sinun tarvitse enää huolehtia siitä. Katsokaa tämän päivän luetteloa.

lepo

Lepo, vaikka se voi tuntua ristiriitaiselta, on tärkeä ajanhallintaosaaminen. Vaikka pitkien työpäivien tai taukojen ohittaminen voi joskus parantaa tuottavuutta lyhyellä aikavälillä, uupumus myöhemmin takaa, että keskimääräinen tuottavuus laskee. Harvinaisia ​​hätätilanteita lukuun ottamatta on tärkeää vastustaa kiusausta ylitöitä kohtaan. Sisällytä aikataulusi tarvittavat taukot ja järkevä lopetusaika.

valtuuskunta

Riippuen siitä, minkä tyyppistä työtä teet, voit ehkä siirtää joitakin tehtäviä. Tietäen, mitä delegoida ja milloin on taito. Jotkut vastustavat delegointia joko siksi, että he haluavat ylläpitää valvontaa tai koska he haluavat säästää rahaa palkkaamatta avustajia. Molemmat lähestymistavat haittaavat lopulta tuottavuutta ja nostivat kustannuksia.

Muista kuitenkin, että jos käytät aikaohjausta huolellisesti ja et vieläkään pysty tekemään kaikkea, saatat yrittää tehdä liikaa. On parempi onnistua muutamassa tehtävässä kuin yrittää ja sitten epäonnistua monissa.

Esimerkkejä työpaikalla

A - E

• Suunnitelmien mukauttaminen muuttuviin olosuhteisiin
• Ajan jakaminen tiettyihin tehtäviin
• Prosessien analysointi ja yksinkertaisimman tavan valitseminen tehtävän suorittamiseksi
• Pyydetään apua, kun vaatimuksia on hämmentynyt
• Itsevarma sanoa ei sopimattomiin vaatimuksiin, jotka häiritsevät keskeisiä tehtäviä
• Hyökkäämällä monimutkaisempia tehtäviä, kun sinulla on suurin energia ja voimakkaimmat pitoisuudet
• Ajan kulutuksen tarkastaminen
• Liian pienen keskustelun välttäminen työtovereiden kanssa
• Viivästymisen välttäminen; toimimisen sijaan huolestuttavan
• Leikkaa laajemmat tavoitteet pieniksi osiksi ja keskitytään yhteen vaiheeseen kerrallaan

• Hankkeiden hajottaminen hallittaviksi osiksi
• Päivittäisten, viikoittaisten ja kuukausittaisten "to do" -luetteloiden luominen
• Aikataulujen luominen
• Lisää rutiinitehtäviä alemman tason henkilöstölle
• Syöminen hyvin energian ylläpitämiseksi
• Aikojen tuhlaajien poistaminen
• Harjoittaa ja osallistua muihin stressiä vähentäviin toimintoihin vapaa-ajan aikana energian maksimoimiseksi työssä

F - Z

• Tehokkaiden kokousten helpottaminen; pidetään kiinni kokousten aikatauluista
• Ryhmittele samankaltaiset tehtävät siirtymäajan rajoittamiseksi
• Järjestäytyneen työalueen ylläpito
• moniajo; siirtyminen sujuvasti yhdestä tehtävästä toiseen
• Avoimuus tehokkaampiin tapoihin tehdä asioita
• Digitaalisten tiedostojen järjestäminen helpoksi hakemiseksi
• Suunnittele päiväsi yöllä ennen tai ensimmäisenä aamuna
• Pyyntöjen ja vaatimusten priorisointi
• Hankkeiden luettelon priorisointi ja keskittyminen korkeampien arvojen tehtäviin, joilla on välitöntä määräaikaa

• Täsmällisyys
• Matkapuhelimien sijoittaminen sivuun, jotta henkilökohtaiset viestit eivät häiritsisi häiriöitä, ellei niitä tarvita
• Suorituskyvyn tarkistaminen ja poikkeamien poistaminen prioriteeteista
• Päivittäisten, viikoittaisten ja kuukausittaisten tavoitteiden asettaminen
• Laadun realististen standardien asettaminen ja perfektionismin välttäminen
• Määritä tietty aika sähköpostiviestiin vastaamiseksi
• Lyhyitä taukoja energian palauttamiseksi
• Koskettamalla kutakin paperia tai lukemalla jokainen sähköposti vain kerran, kun se on mahdollista