Työntekijäpalkkio-tiedoston tarkoitus ja sisältö

Työntekijöiden palkanlaskentatiedosto on varasto kaikille, jotka liittyvät työntekijän palkkaan. Tärkein syy palkkalaskutiedoston luomiseen on rajoittaa pääsyä muuhun luottamukselliseen tietoon, joka sijaitsee henkilöstötiedostossa.

Työntekijäpalkkio-tiedoston tarkoitus

Palkkalaskelman avulla kirjanpitoasiakkaat voivat maksaa työntekijälle ilman työntekijän luottamuksellisia tietoja. Tilinpitäjät voivat pitää palkkaselvityksiä, jos se on järkevää maksaa työntekijälle. Tapauksissa, joissa palkka- ja kirjanpito on ulkoistettu, tämä on vieläkin suositeltavampi käytäntö työntekijän palkanlaskennassa.

Palkkalaskutiedosto rajoittaa luottamuksellisten työntekijöiden tietojen saatavuutta. Henkilöstön palkanlaskentatiedosto mahdollistaa kirjanpito- ja rahoitushenkilöstön tiedon, jonka he tarvitsevat maksamaan työntekijälle kätevällä paikalla. Sijainti olisi oltava turvallinen ja ulottumaton muille työntekijöille.

Sinun on vaikutettava kirjanpitohenkilöstöön, että palkkalistoilla olevat tiedot ovat luottamuksellisia, eikä niitä pitäisi jakaa ilman henkilöstön lupaa ja allekirjoitusta. Tilinpitäjät eivät myöskään saa jakaa tietoja työntekijöiden korotuksista, kampanjoista, bonuksista ja muista työntekijöistä luottamuksellisista tiedoista.

Henkilöresurssien ei tarvitse seurata kirjanpidon pääsyä työntekijöiden palkanlaskentatiedostoihin. Kuten suositellaan työntekijöiden tiedostoihin, kuten henkilöstöön ja lääketieteellisiin tiedostoihin, sinun pitäisi rajoittaa pääsyä palkanlaskentatiedostoon. Ainoastaan ​​henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja, jotta he voivat tehdä työnsä, pitäisi nähdä sisällön.

Työntekijäpalkkio-tiedoston sisältö

Tämä on ehdotettu luettelo työntekijöiden palkanlaskentatiedostosta.

• Tarjoa kirjeen, jonka on allekirjoittanut vuokrausjohtaja, henkilöstö ja työntekijä
• Henkilöstösopimus ja palkkauspäällikkö allekirjoittavat luvan työntekijän työsopimuksen tekemisen yhteydessä
• W-4-lomake
• Paperityöt ja valtuudet, jotka liittyvät työntekijöiden etuuksiin, joihin liittyy palkanlaskenta
• Suora talletuslupa
• Palkatut aika-kirjanpitolomakkeet
• Tunnit viikoittain
• Aikakellot, jos niitä käytetään
• Osallistumistietueet
• Kustannusten korvaamista koskevat pyynnöt, mukaan lukien matkustus- ja muut hyväksyttyjä menoja koskevat asiakirjat ja kuitit

• Koulutuspalautuslomakkeet ja maksutodistukset, kirjat ja niin edelleen
• Maksa etukäteen
• Yrityksen laina-asiakirjat ja maksuaikataulu
• Garnishment-tilaukset ja tietueet
• Lupa yksityisten tietojen luovuttamiseen
• Jokaisen työntekijän korotukseen liittyvät paperityöt
• Paperityöt, jotka liittyvät mihin tahansa bonukseen, voitonjakoon tai tunnustukseen
• W-2-lomakkeet
• Lupaa muille yrityksesi sallimille palkanlaskentatoimille

Tunnetaan myöstyöntekijätiedostot, työntekijätiedot, henkilöstötiedostot, dokumentaatio

Huomautus: Susan Heathfield pyrkii tarjoamaan tarkkoja, järkeviä, eettisiä henkilöstöhallinnon, työnantajan ja työpaikan neuvoja tällä sivustolla, mutta hän ei ole asianajaja. Sivuston sisältöä ei pidetä oikeudellisena neuvona. Sivustolla on maailmanlaajuinen yleisö- ja työlainsäädäntö ja -määräykset vaihtelevat valtiosta ja maasta toiseen, joten artikkelit eivät voi olla lopullisia kaikissa työpaikoillasi. Jos olet epävarma, pyydä aina oikeudellista neuvontaa. Sivuston tiedot ovat vain ohjeellisia.