Tutustu kokouspöytäkirjoihin ja miksi ne ovat tärkeitä

Kokouspöytäkirjat ovat kirjallisia tai tallennettuja asiakirjoja, joiden avulla ilmoitetaan osallistujille ja muille kuin osallistujille siitä, mitä keskusteltiin tai mitä tapahtui kokouksen aikana. Kokouspöytäkirjat tai muistiinpanot otetaan yleensä nimetty kokouspöytäkirjoitin menettelyn aikana, jotta kokouksen aikana ilmenneistä asioista saadaan tarkka tieto.

Pöytäkirjat sisältävät yleensä:

• Osallistujien nimet
• Esityslistan kohdat
• Osallistujien tekemät päätökset
• Osallistujien toteuttamat seurantatoimet
• Sitoumusten täyttämisen määräajat
• Kaikki muut tapahtumat tai keskustelut, jotka kannattaa dokumentoida tulevaa tarkistusta tai historiaa varten

Kokouspöytäkirjat historiallisena asiakirjana

Historiallisena asiakirjana pöytäkirjat ovat hyödyllisiä dokumentoitaessa keskeisiä ajatuksia tai keskustelupisteitä, jotka johtivat päätökseen. Esimerkiksi tehokkaat kokouspöytäkirjat voivat määrittää viisi vaihtoehtoa, joista ryhmä on keskustellut, ja keskeinen syy siihen, että yksi valittiin muiden joukosta.

Pöytäkirjoja tyypilliselle liikekokoukselle ei tarvitse tallentaa jokaista keskustelua tai yksityiskohtaista tietoa, joka sanoi mitä. Tämä sääntö on tietenkin erilainen muuntyyppisissä kokouksissa, kuten tuomioistuinkäsittelyissä ja tilanteissa, joissa keskustellaan oikeudellisista toimista. Tämäntyyppiset kokoukset edellyttävät täsmällistä keskustelua ja lausuntoja. Mutta ellei henkilöresursseista keskustella oikeudenkäynnistä, tyypillinen työpaikalla pidettävä kokous ei dokumentoi kaikkia iota-asioita.

Milloin ja miten jaetaan kokouspöytäkirjoja

Ihannetapauksessa kokouspöytäkirjat tallennetaan sähköiseen laitteeseen, kuten kannettavaan tietokoneeseen tai iPadiin, ja sen jälkeen, kun on tarkistettu nopeasti oikeinkirjoitus, kielioppi ja selkeys, ne jaetaan kokouksen osanottajille sähköisesti kokouksen lopussa. Tällä tavoin osallistujat ilmoittavat välittömästi sitoumuksistaan ​​ja määräajoistaan ​​ja voivat esittää kysymyksiä tai pyytää selvennyksiä. Jos tämä ei ole mahdollista, koska tallennin haluaa kirjoittaa pöytäkirjan tai tarkistaa ne virheiden varalta, hänen olisi levitettävä ne 24 tunnin kuluessa kokouksesta.

Pöytäkirjat muistuttavat myös kokouksen aikana tehdyistä sitoumusten tiimin jäsenistä ja auttavat osallistujia siirtämään nämä kohteet kalentereihinsa ja päivittäisiin tehtäväluetteloonsa.

Tallentimen tulee aina tarkistaa edellisen kokouksen pöytäkirjat seuraavan kokouksen alussa, jotta ihmiset voivat tarkistaa ne tarkkuutta ja seuraavia vaiheita varten.

Miten järjestöt käsittelevät kokouspöytäkirjoja

Kokouksen onnistumisen kannalta ratkaisevaa on, että pöytäkirjat antavat osanottajille ja työntekijöille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, tallennetun historian. Kokouspöytäkirjojen puuttuessa kokouksen onnistumismahdollisuudet vähenevät, koska ihmiset eivät pysty tasapainottamaan ja säilyttämään runsaasti tietoa kerralla.

Kokouksen pöytäkirjaan osallistuva työntekijä on yleensä tiimin jäsen ja ottaa muistiinpanoja kokoukseen osallistumisen yhteydessä. Kokouksissa, joihin liittyy oikeudellisia tai hallitukseen liittyviä menettelyjä tai yritysten hallitusten kokouksia, osallistumaton henkilö ottaa viralliset pöytäkirjat ja kirjaa menettelyn usein.

Jos haluat tallentaa avaintietoja tarkasti, kokouspöytäkirjoittimessa on oltava korvan yksityiskohta ja kyky pysyä keskittyneenä. Työntekijän on myös tehtävä useita tehtäviä tehokkaasti voidakseen osallistua kokoukseen pöytäkirjaa tallennettaessa.

Joissakin organisaatioissa sama työntekijä ottaa pöytäkirjan jokaiseen kokoukseen. Tai vastuu voi siirtyä työntekijältä työntekijälle. Pöytäkirjoittajan rooli rakentaa tehokkaita johtamis- ja viestintätaitoja ja voi olla himoitunutta työtä.

Kokouspöytäkirjaa koskevat vaatimukset

Tallentimen vaatimuksiin kuuluu kyky:

• Kirjaa tarkasti kokouksessa tehdyt päätökset, sitoumukset ja tärkeimmät keskustelupisteet
• Tallenna tapahtumapaikat ja eräpäivät, jotka kokouksen jäsenet ovat sitoutuneet (toiminnon kohteilla on nimet, mutta pöytäkirjoissa ei ilmoiteta, kuka on sanonut epävirallisissa työpaikkakokouksissa)
• Tarkasta tärkeimmät päätökset ja tehtävät tai vapaaehtoiset sitoumukset ja toiminnot kokouksen lopussa, jotta osallistujat voivat sopia niistä ennen lähtöä
• Ole joukkueen pelaaja ja olla joustava, koska osallistujat voivat lisätä tai korjata mitään, mitä he ovat eri mieltä pöytäkirjassa

• Työskentele tarkoituksenmukaisesti, että kokousten pöytäkirjat jaetaan 24 tunnin kuluessa kokouksesta