Opi pitämään kokouspöytäkirjat

Kokouspöytäkirjat ovat yksityiskohtaisia ​​muistiinpanoja, jotka ovat virallinen kokous- tai konferenssikirja. Keräämisestä vastaava henkilö pyytää yleensä jotakin osallistujaa pyrkimään tähän tehtävään. Eräänä päivänä joku voisi olla sinä! Vaikka se ei ole kovin vaikea työ, se on tärkeä. Koska kokouspöytäkirjat ovat virallinen tieto siitä, mitä tapahtui, tarvitaan tarkkuutta. Sinun on tehtävä yksityiskohtaisia ​​huomautuksia siitä, että ihmisten on voitava tarvittaessa viitata myöhemmin. Tässä on joitakin viitteitä, joiden avulla voit käsitellä tätä tehtävää hienovaraisesti.

Selvitä, mitä tehdä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.

Ennen kokousta

• Valitse tallennustyökalu: Ensimmäinen asia, joka sinun täytyy tehdä, on päättää, miten otat muistiinpanosi. Haluatko mennä vanhaan kouluun ja käyttää kynää ja paperia vai käytätkö tekniikkaa ja käytät kannettavaa tietokonetta, tabletteja tai älypuhelinta? Tarkista pomosi kanssa, onko hän mieluummin käyttänyt tiettyä menetelmää. Se on epätodennäköistä, mutta mahdollista.
• Varmista, että valintasi on kunnossa ja varmuuskopio vain siinä tapauksessa, että alkuperäinen ei onnistu. Jos esimerkiksi tuodaan kannettavan tietokoneen, on myös kynä ja paperi kätevä. Et halua lopettaa kokousta, kun etsit jotain kirjoittaa, jos tietokone kaatuu.

• Lue kokouksen esityslista ennen kokouksen alkua. Sen avulla voit muotoilla minuuttisi ääriviivat. Jätä jokaisen kohdan alle tilaa ja kirjoita muistiinpanosi siellä. Tämä tekee työstäsi hieman helpompaa, kunhan kokouksen käynnissä oleva henkilö pysyy asialistalla.

Kokouksen aikana

• Siirry läsnäololomakkeen ympärille ja varmista, että kaikki kirjautuvat sisään. Sinun on lisättävä luettelo kaikista osallistujista virallisessa kokouksessa.
• Varmista, että tiedät kuka kaikki on.Näin voit tunnistaa, kuka puhuu ja tallentaa tiedot oikein.
• Huomaa aika, jolloin kokous alkaa.
• Älä yritä kirjoittaa jokaista kommenttia. On hyvä sisällyttää vain tärkeimmät ajatukset. Ole varovainen, ettet jätä erimielisyyksiä pois. Sinun puolueesi eivät saisi vaikuttaa sinuun. Muista, että tämä on virallinen tili, ei mielipiteesi siitä, mitä tapahtui!

• Kirjoita kaikki esitykset, jotka ovat tehneet ne, ja äänestystulokset, jos niitä on; sinun ei tarvitse kirjoittaa, kuka on lähettänyt liikkeen. Tietenkin organisaation säännöt saattavat vaihdella, joten tarkista ne ensin.
• Jos äänestyksiä kaikista päätöslauselmaesityksistä tai keskusteluista lykätään seuraavaan kokoukseen, huomaa se.
• Tallenna kokouksen päättymisaika.

Kokouksen jälkeen

• Kirjoita minuutit mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun kaikki on vielä tuore mielessäsi. Jos löydät huomautuksenne virheen tai jos sinulla on kysymys, saat sen selvittämään nopeasti puhumalla muille osallistujille.
• Pöytäkirjan viimeiseen kopioon sisällytetään organisaation nimi, valiokunnan nimi, kokouksen tyyppi (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai erityisenä) ja sen tarkoitus.
• Anna ajat, jotka se alkoi ja päättyi.
• Anna osallistujien luettelo ja muistiinpano siitä, kuka on kokouksessa. Voit myös ilmoittaa, että olet ottanut pöytäkirjat. Sisällytä nimesi osallistujien luetteloon ja sulje nimesi jälkeen suljetut minuutit. Vaihtoehtoisesti voit asiakirjan lopussa kirjautua ulos kirjoittamalla "Vastaanotettu", jota seuraa nimesi.

• Korjaa minuutit ennen niiden lähettämistä. Pyydä joku muu, joka osallistui katsomaan niitä. Hän voi kertoa sinulle, jos jätit vahingossa jotain.
• Lähetä heidät kokoukseen johtaneelle henkilölle, ellei sitä ole kehotettu tekemään muuten.