Työntekijöiden tietueet Työnantajien tulisi säilyttää

Haluatko tietää, mitä työntekijätietoja ylläpidetään työnantajana? Työnantaja ylläpitää neljää työntekijätietokantaa kustakin työntekijästä. Lisäksi työnantaja ylläpitää muita työntekijätietueen tiedostoja kaikille työntekijöille.

Henkilöstötietojen henkilöstötiedostot

Jokaiselle työntekijälle säilytetään henkilöstötiedosto. Henkilöstötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja, joita henkilöstöhallinto hoitaa ja ylläpitää. Henkilöstötiedostot ovat työnantajan, työntekijän ja työntekijän johtajan käyttämiä tärkeimpiä työntekijätietoja joissakin yrityksissä.

Toisissa - ja tämä on suositeltava lähestymistapa - pääsy työntekijähenkilöstötiedostoon on rajoitettu henkilöstöön ja työntekijään valvonnassa.

Henkilöstötiedoston tyypillisiä asiakirjoja ovat työllisyyshakemus, perhevakuutuslomake, dokumentoitu kurinpitotoimen historia, ansioluettelo, työntekijän käsikirjan kuittihenkilöstön kirjautuminen ulos, työnantajan allekirjoitusselosteet, säännöllinen arviointi, työn arviointi tai suoritus kehityssuunnitelma, koulutussertifikaatit ja läsnäolotodistus sekä jokaisen työntekijän henkilökohtaiset yhteystiedot.

Kaikki henkilöstötiedostot eivät sisällä samoja asiakirjoja, mutta jokaisessa henkilöstötiedostossa on joitakin samoja asiakirjoja. Työntekijän suorituskyvyn dokumentointi ei kuulu henkilöstötiedostoon, ellei se takaa kurinpitotoimia, palkintoa tai muuta merkkiä erinomaisesta saavutuksesta. Tällaiset päivittäiset suorituskykymerkinnät kuuluvat tiedostoon, jonka johtajat pitävät seurata työntekijöidensä suorituskykyä, tavoitteita ja maksuja.

Työntekijöiden rekistereiden palkkaselvitystiedostot

Palkkalaskutiedostot säilyttävät myös työntekijöiden tiedot. Palkkalaskutiedostot sisältävät työntekijän työpaikkojen, osastojen, korvausmuutosten, garnishmentsin, lainojen ja muun työntekijän maksamiseen ja työntekijän palkkiohistoriaan liittyvän kopion säilyttämisen kannalta välttämättömän historian.

Palkkalaskutiedosto sisältää myös hallituksen muotojen historiaa, kuten W-2, W-4 ja työntekijän täyttämät sosiaaliturva-asiakirjat. Tiedosto sisältää myös työntekijöiden etuuksia koskevat tiedot ja luvan peruuttaa maksut työntekijän palkasta.

Työntekijöiden tietueiden lääketiede

Työnantaja ylläpitää myös työntekijän lääketieteellistä tiedostoa. Lääketieteellisessä tiedostossa olevat työntekijäkirjat eivät ole käytettävissä kenellekään muuhun kuin henkilöstöresurssiin nimettyyn henkilöstöön ja työntekijään, jonka kirjaa säilytetään tiedostossa. Lääketieteelliset tiedostot sisältävät lääkärin muistiinpanoja, FMLA-hakemuksen paperityötä, lääkkeiden testaustietoja, tarvittavia fyysisiä tietoja ja muita sellaisia ​​asiakirjoja, jotka liittyvät työntekijän tai hänen perheenjäsenensä terveydentilaan.

Lääketieteelliset tiedostot saavat työntekijän tietueiden luottamuksellisuuden vuoksi korkeimman turvallisen varastoinnin ja luottamuksellisuuden. On suositeltavaa, että lääketieteelliset tiedostot säilytetään lukituissa tiedostojen laatikoissa, jotka on lukittu huoneeseen, joka ei ole muiden työntekijöiden kuin HR-nimisen henkilöstön käytettävissä.

I-9: n työntekijöiden tietueet

I-9 Tiedostot tallentavat työntekijän tietueet, joita ylläpidetään kaikille työntekijöille yhdessä tiedostossa, joka on erillään muista työntekijöiden tietueista. Työnantajat pitävät tätä työntekijätietoa erillään muista työntekijöiden tietueista, jotta työntekijöiden luottamuksellisuus säilyy valtion virkamiehiltä ja muilta yksiköiltä, ​​joilla on valtuudet tarkastella työntekijää I-9.

I-9-laitteiden pitäminen erillisessä paikassa varmistaa, että jos valitset liittovaltion I-9-tiedostojen tarkastelun, valtion työntekijöillä ei ole mahdollisuutta tutustua mihinkään muuhun tietueeseen työntekijästä tai hänen työsuhteestaan ​​organisaatiosi lukuun ottamatta varsinaista I-9-lomake. Nämä tutkimukset lisääntyvät vuosittain, joten varmista, että työntekijät ovat täyttäneet I-9-lomakkeet tai voit joutua maksamaan sakkoja ja mahdollisesti vankilaan.

Työntekijöiden pääsy työntekijöihin

Työntekijät voivat tarkastella työntekijätietoja ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalina työaikana. Yksikään työntekijä ei saa muuttaa tai poistaa asiakirjoja hänen tietueistaan, joita on tarkasteltava henkilöstön henkilöstön läsnä ollessa.

Henkilöstön henkilökunta tallentaa katselupolitiikan työntekijän käsikirjaan ja seuraa sitä erotuksetta työntekijöiden pyyntöjen tarkastelemiseksi heidän tiedostoistaan.

Jos työntekijä lähettää kirjallisen pyynnön henkilöstötietojensa jäljennöksestä sen jälkeen, kun hän on poistunut palveluksestaan, sinun on lähetettävä heille kopio.

Joskus kohtaat työntekijän, joka epäilee, millaisia ​​henkilöstötietoja henkilöstöosasto säilyttää. Nämä ovat työntekijöitä, jotka todennäköisimmin pyytävät kopion työntekijätiedostoistaan. Tee jälleen ilman syrjintää kopio tiedostosta ja lähetä se. (Saat todennäköisesti palautetta siitä, että työntekijä oli yllättynyt siitä, kuinka vähän henkilöstöhallinnon henkilöstöä säilytti.)

Joillakin lainkäyttöalueilla on laillista veloittaa työntekijältä tiedoston kopioinnista ja lähettämisestä aiheutuvat kustannukset.