Hankkeen viisi vaihetta

Vaikka jotkin hankkeen menetelmät, kuten ketterät lähestymistavat, tiivistävät tai toistavat seuraavia vaiheita nopeammin, iteratiivisilla sykleillä, jokaisen vaiheen työ on näkyvissä ja erottuva jokaisessa projektissa.

Muodolliset projektit Seuraa viiden vaiheen prosessia

1. aloittamisesta: projektiryhmän muodostaminen, hankkeiden vuokraus ja käynnistys.
2. Suunnittelu: hankkeen laajuuden viimeistely, yksityiskohtaisen työnjaon määrittely, riskinarviointi, resurssivaatimusten tunnistaminen, aikataulun viimeistely ja varsinaisen työn valmistelu.
3. toteutus: hankkeen määrittelyn ja laajuuden edellyttämän todellisen työn suorittaminen.
4. Monitor ja ohjaus: varojen ja talousarvioiden tosiasiallinen hallinta, raportointi ja valvonta täytäntöönpanovaiheen aikana.
5. Hanke suljettu: hankkeen toteuttaminen, saatujen kokemusten arviointi, projektiryhmän keskeyttäminen.

Perinteinen projektivirta

Hankkeen koosta riippumatta vaiheiden välinen liike on sama. Hanke käynnistetään tai käynnistetään peruskirjalla, joka tunnistaa hankkeen johtajan ja kuvaa hankkeen merkitystä.

Kun hanke on aloitettu, se siirtyy suunnitteluvaiheeseen. Täällä ydin- ja työryhmät määrittelevät tarvittavat työt, jotka on suoritettava projektin laajuuden saavuttamiseksi, ja arvioiden ja arvioiden laatimisesta ajan, kustannusten, resurssien ja riskien osalta.

Suunnitteluvaiheen jälkeen työ alkaa ja tapahtuu määritetyssä järjestyksessä, joka on välttämätöntä siirtyä edeltäjältä tai edeltävältä toiminnalta seuraavalle toiminnalle. Hankekohtaisilla riippuvuuksilla on tärkeä rooli tässä vaiheessa.

Vaikka toteutus etenee, projektipäällikkö ja tiimin jäsenet seuraavat, raportoivat ja valvovat koko hanketta painottaen kriittisiä polkuja. Tämä työ jatkuu, kunnes toteutusvaihe on päättynyt ja hanke toimitetaan asiakkaalle.

Loppuvaiheessa, hankkeen lähellä, toimitetaan toimitus, arvioidaan saadut kokemukset ja keskeytetään projektiryhmä, jotta jäsenet voivat siirtyä seuraavaan aloitteeseensa.

Ketteriä tai iteratiivisia kehityshankkeita varten suunnittelu ja toteutus toteutetaan lyhyillä spurteilla tai sprintteillä, ja vaiheet toistuvat, kunnes projekti on valmis asiakkaan tyytyväisyydeksi.

aloittamista

Vankka hankkeen käynnistäminen ei vain asettaa projektin menestyksekkääksi, vaan se luo myös perustan kaikille tuleville vaiheille. Käynnistämisen aikana saat projektiryhmän jäsenet, kerrotaan niistä hankkeen kokonaistavoitteista ja kysytään asiakkaalta tai projektin omistajalta niin monta kysymystä kuin mahdollista, jotta voit suunnitella projektin tehokkaasti. On myös hyvä aika rakentaa tiimin innostusta hankkeesta ja kerätä viime hetken yksityiskohtia, jotka saattavat vaikuttaa projektin suunnitteluun. Muita vaiheita ovat:

• Sidosryhmien analyysi
• Toimitusjohtajan toimeksianto
• Perusasiakirjan kehittäminen ja viestintä
• Muodollinen käynnistyskokous

Suunnittelu

Kun olet käynnistänyt projektin ja kerännyt kaikki asiaankuuluvat tiedot, aloitat projektin suunnittelun. Suunnitteluvaihe riippuu hankkeen koosta, kuinka paljon tietoja on järjestettävä ja kuinka suuri joukkue on. Suunnittelun tuloksen tulisi olla selkeä hankesuunnitelma tai aikataulu, josta jokainen seuraa tehtäviään. Projektisuunnitteluohjelman, kuten Microsoft Projectin tai Basecampin käyttäminen on erittäin hyödyllistä projektin suunnittelussa. Jos sinulla ei ole pääsyä johonkin näistä ohjelmista, tee yleinen haku verkossa ilmaisen projektisuunnitteluohjelmiston avulla.

Vaikka hankesuunnitteluohjelman käyttö on hyödyllistä, se ei ole aina välttämätöntä. Excelin ja Wordin käyttäminen suunnitelman luomiseen ja sen välittämiseen joukkueelle on yhtä tehokas. Suunnitteluvaiheen erityistehtäviä ovat:

• Viestintäsuunnitelman luominen eri sidosryhmille.
• Yksityiskohtaisen työnjaon rakenteen kehittäminen.
• Kriittisen polun tunnistaminen.
• Piirretään resursseja projektisuunnitelmaan ja tehostetaan työn sekvensointia projektin riippuvuuksien ja resurssien rajoitusten perusteella.
• Yksityiskohtaisen aikataulun kehittäminen.
• Riskien arviointi ja riskien priorisointi- ja lieventämissuunnitelman kehittäminen.

suoritus

Nyt kun sinulla on vankka projektisuunnitelma, joukkue voi aloittaa projektin suorittamisen niiden määrättyjä tehtäviä vastaan. Se on vaihe, jossa kaikki alkavat tehdä työtä. Haluat virallisesti käynnistää toteutusvaiheen henkilökohtaisilla kokouksilla varmistaaksesi, että jokaisella on mitä he tarvitsevat aloittaakseen osansa projektista. Ryhmän aloittaminen oikealla tiellä on olennainen osa projektin menestystä, joten selkeä aikataulu ja viestintäsuunnitelma.

Monitori ja ohjaus

Vaikka projekti on toteutusvaiheessa, aloitat sen valvonnan ja valvonnan sen varmistamiseksi, että se liikkuu suunnitellusti. Voit seurata ja hallita projektia monin eri tavoin. Satunnaiset sisäänkirjautumiset tiimien johtajien kanssa, järjestetyt päivittäiset "stand-upit" tai enemmän virallisia viikoittaisia ​​tilaisuuksia ovat tehokkaita. Näistä kokouksista tai viestintäkanavista tulevat tiedot antavat palautesilmukan ja lopulta kaikki projektille tarvittavat uudelleensuunnittelut ja muutokset. Muita tärkeitä toimia tässä vaiheessa ovat:

• Noudata ennalta vahvistettua viestintäsuunnitelmaa, jolla varmistetaan sidosryhmien tietoisuus hankkeen tilasta.
• Työryhmien seuranta ja työtehtävät kriittisellä tiellä.
• Tunnistetaan mahdollisuuksia parantaa aikataulun suorituskykyä seuraamalla tai täydentämällä toimintoja rinnakkain tai tarvittaessa, aikataulun kaatumalla lisäämällä resursseja.
• Todellisten ja suunniteltujen kustannusten seuranta.
• Joissakin tapauksissa hankesuunnitelman ansaitun arvon seuranta, laskeminen ja raportointi.
• Riskien seuranta ja lieventäminen sekä riskisuunnitelman parantaminen tarpeen mukaan.

Project Close

Kun kaikki projektin yksityiskohdat ja tehtävät ovat täydelliset ja asiakkaan tai projektin omistajan hyväksymät; voit lopettaa projektin. Hankkeen sulkeminen on yhtä tärkeää kuin sen käynnistäminen, suunnittelu ja toteutus. Haluat dokumentoida kaikki projektin tiedot ja järjestää ne siististi, jotta voit tarvittaessa palata siihen. On myös hyvä aika hankkia post mortem projektissa, jotta kaikki tiimin jäsenet voivat pohtia, mikä oli oikein tai väärin hankkeen aikana. Se on myös dokumentoitava, jotta lopputulos voidaan jakaa muiden projektin jäsenten kanssa ja tehdä projektihistorian kansioon.

Lopuksi on tärkeää, että projektiryhmä keskeytetään virallisesti, tarjoamalla palautetta ja suorituskyvyn arviointeja yrityksesi politiikan mukaisesti.