Työpaikan viestinnän tärkeimmät osat

Viestintä jakaa tietoa kahden tai useamman yksilön välillä, tiedon välittäminen. Viestinnässä on niin paljon komponentteja, ja työpaikan tehokkaan kommunikoinnin epäonnistuminen on tavallista.

Tehokas viestintä edellyttää, että kaikki viestinnän komponentit toimivat täydellisesti "jaetun merkityksen", suosikkini viestinnän määritelmän mukaan. Se on erityisen tärkeää, kun kysytään ja vastataan kysymyksiin.

Viestinnän osat

Viestiin kuuluu viisi komponenttia ja kuudes se on sen työpaikan yleinen ympäristö, jossa viestintä tapahtuu. Viestinnän osat ovat:

• Henkilö, joka lähettää viestin. Lähettäjän on esitettävä viesti selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta vastaanottaja jakaa merkityksen lähettäjän kanssa.
• Viestin konteksti. Konteksti on se, miten viestin lähettäjä lähettää viestin. Kontekstiin kuuluu ei-sanallinen viestintä, kuten eleet, kehon kieli, kasvojen ilmentymät ja elementit, kuten äänen sävy. Suurin osa viestin kontekstista on käytettävissä vain, kun vastaanotin voi nähdä ja kuulla viestin lähettäjän. Esimerkiksi sähköposti- ja IM-hymiöt ovat huono korvaaminen, koska lähettäjä muotoilee ne ilman vastaanottimen syöttöä.

  Toinen asiayhteys on viestintäpiiriin liittyvät tunteet. Onko lähettäjä vihainen? Onko vastaanotin välinpitämätön viestin sisällöstä tai lähettäjän pettymyksestä? Normaalit ihmisen tunteet vaikuttavat siihen, onko viesti onnistuneesti jaettu.

• Viestin vastaanottava henkilö. Vastaanottimen on kuunneltava tarkasti ja tarkasti, kysyttävä selkeyttä ja selvitettävä, että vastaanotin jakaa merkityksen lähettäjän kanssa. Jos vastaanotin luottaa lähettäjään, tehokkaan viestinnän mahdollisuudet kasvavat.
• Valitsemasi toimitusmenetelmä. Toimitustapa olisi valittava sellaisen väliaineen perusteella, joka on tehokkain viestin merkityksen välittämiseksi. Koska viestintämenetelmät ovat niin erilaisia ​​tietokoneiden ja mobiililaitteiden aamusta lähtien, toimitusmenetelmiä koskevat päätökset ovat monimutkaisempia. Toimitustavan tulee vastata sekä lähettäjän että vastaanottimen viestintätarpeita.

  Viestintämenetelmät ovat sanallinen viestintä, pikaviestit (IM), sähköposti, kirjeet, merkit, julisteet, videot, kuvakaappaukset, puhelimet, muistiinpanot, lomakkeet, kirjalliset asiakirjat ja paljon muuta. Nämä menetelmät laajenevat edelleen, ja työntekijöiden odotukset välittömästä viestinnästä kaikesta, joka liittyy heidän työhönsä, kasvavat edelleen.

  Henkilökohtainen viestintä on lisääntynyt erityisesti organisaatiotietojen osalta, jotka saattavat vaatia muutoksia, tarjota työntekijöiden tunnustamista tai sallia paikan päällä tapahtuvia kysymyksiä. Henkilökohtainen viestintä on myös suosittu, koska työntekijöillä on pääsy komponenttiin, kontekstiin.

• Viestin sisältö. Viestin sisällön on oltava selkeä ja esitettävä ja kuvattava riittävän yksityiskohtaisesti saadakseen ymmärryksen vastaanottimelta. Jos viestisisältö resonoi ja yhdistää joillakin tasoilla vastaanottimen jo pidetyt uskomukset, se on tehokkain.

Miten kysytään hyvistä kysymyksistä parantaa viestintää

James O. Pyle ja Maryann Karinch lisäävät seuraavaa tukeakseen tehokasta viestintää.

Henkilökohtaisista resursseista asiakaspalveluun huonot kysymykset saastuttavat lähes jokaisen työpaikan. Huonot kysymykset vaativat usein epätäydellisiä tai harhaanjohtavia vastauksia ja voivat heikentää rapportia. Toisaalta hyvät kysymykset ovat arvokas työkalu tehokkuuden, osaamisen ja viestinnän rakentamisessa.

Hyviä kysymyksiä on kuusi eri tyyppiä: suora, hallitseva, toistuva, pysyvä, yhteenveto ja ei-merkityksellinen. Voit kuvata ne lyhyesti:

• Suoraan: Teet yksinkertaisen kysymyksen, jossa on peruskysely.
• ohjaus: Tiedät jo sen vastauksen, kun kysyt sitä. Se on tapa selvittää, onko henkilö valehtelee, on tietämätön ja / tai ei kiinnitä huomiota.
• Toistaa: Voit kysyä kahta eri kysymystä, jotka ovat saman tiedon jälkeen.
• pysyviä: Voit kysyä samaa kysymystä eri tavoin tutkiaksesi halutun tiedon kaikkia puolia.
• Yhteenveto: Teet kysymyksen, jonka tarkoituksena on antaa lähteelle mahdollisuus tarkastella vastausta uudelleen.

• Ei-olennaisia: Se ei koske aihetta, josta haluat tietää, mutta se on henkilö, joka todennäköisesti ei valehtele; sillä pyritään näkemään, mitä totuus ”näyttää” ja saada henkilö avautumaan sinulle. Se voi myös sitoa kyselyvaihdon yhteydessä.

Yksityiskohdat kuudesta hyvistä kysymyksistä

Suoraan

Suorat kysymykset ovat parhaita: Yksi kysely, yksi verbi ja yksi substantiivi tai substantiivi.

• Kuka sinä olet?
• Mitä tapahtui juhlissa?
• Milloin tulit toimistoon?
• Missä auton avaimet ovat?
• Miksi jätit kokouksen aikaisin?
• Kuinka paljon maksit iPadista?

ohjaus

Milloin sanot: "En aio kysyä suoraa kysymystä?" Kun tarkistat vastauksen totuudenmukaisuuden tai tarkkuuden, käytät ohjauskysymystä ja etsitään johdonmukaisuutta.

Valvontakysymykset ovat tietoisia kysymyksiä, joista tiedät vastauksen, joten ne eivät koske tietojen löytämistä. Ne koskevat käyttäytymisen löytämistä, puheen malleja ja totuudenmukaisuuden tai tarkkuuden tasoa. Ehkä se on jotain, josta puhuitte aikaisemmin henkilön kanssa.

Jos tiedät, että joku henkilöresurssiryhmästäsi vieraantui työntekijästä, koska työntekijä lähetti sähköpostiviestin valittamaan henkilöstä, saatat kysyä valvontakysymystä, kuten: ”Kuinka se meni tänään Pamelan suorituskyvyn tarkasteluun?” Sinulla on jo tieto; haluat vain selvittää, miten HR-henkilösi vastaa kysymykseen.

Toistaa

Haluat tulla samaan tietoon kahdella eri tavalla. Jos esimerkiksi kysyit: ”Kuinka moni on myyntivoimassa?”, Jonka kanssa puhutte, voi vastata: ”Kentässä on 22.” Myöhemmin, kun puhut hänen kanssaan erilaista - alueet, joilla yrityksellä on esimerkiksi jalansija, - saatat kysyä: ”Kuinka monta myyntialuetta sinulla on?”

Hän voi vastata, ”22”, joka on tapa vahvistaa myyntihenkilöstön määrää. Se ei ole ehdoton testi, mutta se antaa arvoa ja uskottavuutta siihen, mitä hän sanoi aiemmin. Ne ovat kaksi eri kysymystä, jotka tarkistavat toimitettuja tietoja.

Jos käytät toistuvia kysymyksiä, saatat myös paljastaa ristiriitoja. Jos lähde tässä esimerkissä vastaa 28 myyntialueelle, haluatte selventää. Ehkä siellä on täysin hyvä syy - myyntiedustaja on yleensä täydentänyt 28: aa, mutta viime aikoina on ollut niin paljon liikevaihtoa, että ne ovat kuusi lyhyttä - mutta vastaus herättää epäilystä siitä, että numeron henkilöstön määrä ja myyntialueiden lukumäärä. Tämän epäjohdonmukaisuuden on kyseenalaistettava ongelma edelleen.

itsepintainen

Jokaiseen vaihtoon, jossa kysymykseen voidaan antaa useampi kuin yksi vastaus, käytä jatkuvaa kyselyä saadaksesi täydellisen vastauksen. Kuten toistuvat kysymykset, myös jatkuvat kysymykset ovat hyödyllisiä, jos epäilet, että henkilö ei ole totuudenmukainen.

"Mistä menit lomallesi Kaliforniassa?" Saattaisi saada aikaan vastauksen, "Disneyland." Vaikka on mahdollista, että Disneyland on ainoa paikka, on loogista seurata tätä kysymystä: "Missä muualla?"

Jos ohitat tämän toistuvan kysymyksen ja siirryt suoraan Disneylandiin liittyviin kysymyksiin, menetät mahdollisuuden saada täydellinen kuva ystäväsi Kalifornian matkasta, ellei kyseisiä tietoja vuotaa jossakin muussa vaiheessa.

Yhteenveto

Yhteenvetokysymykset eivät tarkoita todenperäisyyden määrittämistä niin paljon kuin palauttavat sen lähde, mitä hän on sanonut, joten hänellä on tilaisuus ajatella: ”Sanoinko mitä tarkoitin?”

Myydään kaikenlaisia ​​autoja, kaksioviset luukkuista, täysikokoisiin ylellisyysmalleihin. Nuori pari tulee näyttelytilaan ja pyytää kokeilemaan yhtä ylellisyyttä.

"Mitä käytät autolla suurimman osan ajasta?"

”Työskentely edestakaisin. Työskentelemme samassa rakennuksessa, hän sanoo.

”Mitä muuta autoa käytetään?”

”Matkat viikonloppuisin vanhempieni luona. Tuollaista. ”Hän pysähtyy ja lisää:” He elävät sadan kilometrin päässä. ”

"Miksi luulet, että luksusauto on paras valinta?"

He vaihtavat yhdellä silmäyksellä. Hän sanoo: "Pidämme siitä parempaa kuin muut."

”Mikä on suosikkivärisi,” kysytte, katsot suoraan häntä.

"Punainen."

"Sallikaa minun nähdä, saanko tämän oikeuden. Kuulen, että sanot, että haluat, että luksusluokassa on punainen, täysikokoinen auto. Kuinka hyvin tämä kuvaus sopii siihen, mitä haluat?" tässä tapauksessa.)

He vaihtavat toisen silmäyksen. Hän sanoi: "Mielestämme vaimeampi väri voi olla parempi."

"Entä ylellisyysmalli saa sinut ajattelemaan, että se on sinulle parhaiten sopiva malli?" (Tämä on tapa tiivistää ja tarkistaa, mitä olet kuullut. Haluatko selvittää, ovatko ne vain niin ihastuneet kalliiden kuvien kanssa? auto, jota he eivät halua mihinkään muuhun, tai jos ensimmäinen vastaus piileskeli merkittävää tosiasiaa.)

”Isäni sanoo, että tämä on turvallisin auto tiellä.”

Vastaus yhteenvetokysymykseen kertoo, että he voivat itse asiassa pitää siitä, mutta ei siksi, miten se näyttää. Luet rivien välillä. He ovat juuri aloittamassa elämässään yhdessä. Hänen isänsä on luultavasti lähettänyt ne jälleenmyyntisopimukseen ostamaan ”turvallisimman auton tien päällä”, jonka hän auttaa heitä ostamaan. Päätät jatkaa myyntiä, tietäen, että ennakkomaksu ja lainahakemus luultavasti antavat sinulle muun tarinan.

Jotkut ihmiset eivät ehkä välttämättä pyydä yhteenvetokysymystä, kuten tähän myyntitapahtumaan sisältyviä, koska he eivät halua katsoa yksinkertaisia ​​tai huomaamattomia. Jos esität kysymyksen täsmälleen samalla tavalla kuin olette pyytäneet sitä ensimmäistä kertaa, niin heillä voi olla kelvollinen johtopäätös.

Et myöskään halua kysyä samaa kysymystä kaksi kertaa peräkkäin, vaikka muuttaisit sanamuotoa. Kun asetat jonkin verran etäisyyden ensimmäiseen kysymykseen ja toiseen, ja muutat kysymystä hieman uudelleen, törmäät yksinkertaisesti sellaiseksi, joka on todella kiinnostunut siitä, mitä toinen henkilö sanoo.

Non-Asianomaiset

Saatat huomata, että kysymyksiisi vastaava henkilö näyttää stressiltä; ei-asianmukainen kysymys voisi lieventää jännitystä. Tai ehkä tarvitset aikaa miettiä tai viitata muistiinpanoihin, joten käytät kysymystä vain ostamaan sinulle vähän tilaa ja aikaa.

Pyydettäessä huomautettuja kysymyksiä, kuten "Mikä projekti teit aiemmin, joka epäonnistui?" Ja "Kuinka yritit korjata ongelman?" Voit helposti tehdä työpaikkakandidaatin tuntuu kuin hän olisi keskellä taistelukentän kuulustelua.

Ehdokas voi sanoa: "Yritin ratkaista ongelman yhdistämällä osaston yhteisen tavoitteen ympärille - miten saan poikani pienen liigan tiimin keskittymään palloon."

Voit antaa ehdokkaalle tauon pyytämällä: "Kuinka kauan olet valmentanut pikku liigaa?", Ennen kuin palaat keskusteluun hänen ruuvista ja miten hän yritti korjata sen.

Lopuksi, tässä on kaksi tapaa pilata kysymyksiä, jotka alkavat kaikilla tarvittavilla komponenteilla, ja lopulta heikkeneväthyvä.

1. Liian monta karsintaa tai muuta sanaa ja ilmausta, jotka häiritsevät kysymystä. Esimerkiksi: ”Mitä sinulla oli aamiaiseksi aterialla, jossa vinyyli-tuolit ovat halkeamia ja peitetty kanavalla?”
2. Myöskään vastauksen odottaminen on yleistä. Kysytte: ”Mikä on suosikki aterianne?” Henkilö ajattelee hetken pikemminkin kuin reagoi välittömästi. Soitatte, ”Paahtopaisti?” Hiljaisuus on tehokas kyselytyökalu.Ei menetä etsintää, tietoja, johtoja, jotka johtuvat suustasi avaamisesta, kun sinun täytyy avata korvasi. Muista “kaksi korvaa, yksi suu” -sääntö, jonka mukaan saat eniten irti kyselyistä.

   Ympäristö ja viestintä

   Edellä mainitut tiedonsiirtokomponentit edistävät yhteistä merkitystä, kun ne toimivat yhdessä, jotta viesti saadaan tehokkaasti. Työympäristö, jossa nämä komponentit tapahtuu, vaikuttaa myös viestintään ja siihen, onko viestintä vastaanotettu.

   Kun kysytte kelvollisia kysymyksiä, luot rakenteen ja luotat luottamukseen. Kysymykset muodostavat toisen osan perusta työpaikan viestinnälle, joka jakaa merkityksen

   Työympäristössä, joka korostaa avointa viestintää, työntekijöiden osallistumista ja yhteisiä tavoitteita, viestintä on yleisempää ja tehokkaampaa. Merkittävän viestinnän odotukset asettavat kuitenkin korkeamman rajan näissä parhaissa työpaikoissa. Niinpä työntekijät valittavat, että he eivät tiedä, mitä on tapahtumassa, jopa korkealla moraalilla, työntekijälähtöisillä työympäristöillä.

   Kaikkien yksittäisten työpaikkojen komponenttien ja kokonaisympäristön vuoksi viestintä on edelleen haastavaa. Ikääntyneet kysymykset siitä, kenen on tiedettävä, mitä ja milloin heidän on tiedettävä, että heille ei koskaan anneta täyttä vastausta juuri kenenkään tyytyväisyyteen.

   Työntekijöiden valitukset liikaa tietoa, ei riittävästi tietoa ja jopa ylikuormitusta jatkavat työtiloissa. Et koskaan kykene parantamaan kommunikaation ongelmaa, mutta sitoutumalla ja huomaavaisuudella voit lisätä sekä henkilökohtaisen viestinnän että työpaikan viestinnän tehokkuutta.

   Liittyy tehokkaamman työpaikan viestintään

   1. Saat palautetta armosta ja ihmisarvosta
   2. Emotionaalisen älykkyyden kehittäminen
   3. Kuinka pitää haastavaa keskustelua
   4. palaute