Kokousjohtamisen käytännöt auttavat parantamaan tuottavuutta

Vietämme paljon työstämme kokouksissa. Monissa tapauksissa huono kokousten hallintakäytäntö johtaa siihen, että osallistujien aika on hyödytön. Vastaavassa artikkelissa tarjoamme ohjeita viiden yhteisen kokousskenaarion muuttamisesta tuottaviksi tapahtumiksi. Tässä on muita ideoita kokousten hyödyllisyyden, tuottavuuden ja vaikutuksen vahvistamiseksi.

Kokoushallinnan avain - Stand PAT

Jotkut johtajat käyttävät P.A.T. lähestymistapa kokouksiin, joissa tarvitaan a Purpose, a genda ja a Timeframe. Osallistujien virittäminen näihin kriittisiin asiayhteyksiin ennen istuntoa varmistaa, että ihmiset näkyvät valmiina osallistumaan kokoukseen ja tukemaan kokouksen tarkoitusta. Kirkas P.A.T. ääriviivat auttavat varmistamaan tuottavan istunnon.

Sinun pitäisi pystyä määrittämään kokouksen tarkoitus enintään 1 tai 2 lauseessa. "Tässä kokouksessa on tarkoitus suunnitella uusi markkinointikampanja" tai "tämä kokous on tarkastella merenkulun uutta palauttamispolitiikkaa." Tarkoitus auttaa varmistamaan, että jokainen tietää, miksi he ovat siellä, mitä on tehtävä, ja miten ohjata edistystä ja tehdä johtopäätöksiä.

Aseta esityslista. Luettelo kohteista, joita aiot tarkastella / keskustella / tarkastaa. Haluamme määrittää jokaiselle asialistan kohdalle aikarajan (ks. Alla) ja tunnistaa henkilö, joka vastaa keskustelun valvonnasta. Aseta aikaraja; ainakin asettaa aloitus- ja loppumisajan. Suosittelemme myös, että jokaiselle esityslistan kohdalle asetetaan kesto. Niiden pitäisi olla koko kokousaikataulun mukaisia.

Aloita kokoukset ajoissa

Jos työskentelet sellaisessa kulttuurissa, jossa ihmiset juoksevat kokouksiin aina viisi tai kymmenen minuuttia aikataulun mukaisen aloitusajan jälkeen, on aika aloittaa uusi suuntaus. Yksi yritys kannustaa johtajiaan sulkemaan ovea aikataulun mukaisella aloitusajalla, ja myöhään tulleet eivät ole tervetulleita osallistumaan. Vaikka tämä saattaa olla ankarampaa kuin tekisitte, sinun ei pitäisi joutua kiusaamaan kokousta tilauksesta, tarkistamaan tarkoitusta ja vahvistamaan odotukset ja ajoituksen.

Älä odota, että stragglerit näkyvät. Kun joku saapuu myöhään, älä mene takaisin ja tarkista, mitä on jo käsitelty. Jatka kokouksen aiheita. Tämä on stragglerin kannalta hankalaa ja parantaa sitä, että hän saapuu ajoissa seuraavassa kokouksessa.

Jos kokouksen järjestäjä / sponsori ei näy ajoissa, pidä kokous peruutettuna ja palaa töihin. Viiden - seitsemän minuutin odotusaika on kohtuullinen. Kertoimet ovat, kokousjärjestäjä joutui odottamattomaan vaikeuteen ja mieluummin et menettäisi aikaa odottamaan häntä.

Pidä kokous aiheesta

Hyvänä käytäntönä on antaa jokaiselle rooli pitää kaikki paikallaan kokouksen aikana. Liian usein keskustelut kulkevat ja hajoavat sitten mielipiteiden, ideoiden, tosiseikkojen ja tunteiden pyörreiksi. Sen sijaan määrittele rooli ja ilmoita kaikille läsnäolijoille, että tämä henkilö välittyy, jos ja milloin keskustelu päättyy esityslistalta ja erityisestä keskustelusta. Joissakin yrityksissä tätä roolia kutsutaan "Traffic Cope" -toiminnoksi muissa, "Topic Keeper". Etiketistä riippumatta rooli on erittäin hyödyllinen kokoustenne tehokkuuden ja tuottavuuden vahvistamisessa.

Jos aiheita syntyy muita kuin esityslistaltaan tärkeitä aiheita, joista on tärkeää keskustella, ne olisi otettava selkeästi kiinni ja sijoitettava pysäköintialueelle tulevaa harkintaa ja keskustelua varten tai erilliseen kokoukseen. Kokouksen omistaja pidättää oikeuden sallia pienen erimielisen keskustelun, jos se tukee kokousta.

Pidä ja jaa kokouksen muistiinpanot / minuutit

Joku muu kuin kokouksen järjestäjä pitää pöytäkirjan kokouksesta. Hyvä pöytäkirjan tallennus sisältää:

• Kokouksen aika, päivämäärä, sijainti
• Tarkoituksen kuvaus
• Kopio esityslistasta
• Luettelo osallistujista ja luettelo niistä, jotka eivät osallistuneet
• Yksityiskohtainen yhteenveto johtopäätöksistä, toimista, vastuista ja päättymispäivistä. Monet ilmoittajat käyttävät esityslistaa ohjeena päätelmien ja toimien luetteloon.
• Suunniteltu seurantakokous, jos sitä todella tarvitaan.

Ihannetapauksessa levitetään kokouksen muistiinpanot mahdollisimman pian kokouksen päättymisen jälkeen ja ehdottomasti yhden työpäivän kuluessa. Pöytäkirjat ja muistiinpanot ovat tärkeä muistutus osallistujille sekä tietolähde muille sidosryhmille tai niille, jotka ovat jääneet kokouksesta. Pöytäkirjat ovat loistava työkalu, jolla muistutetaan ihmisiä ja joukkueita sitoutuneista seurantatoimista.

Bottom Line

On mahdollista, että kokous johtaa myönteiseen lopputulokseen ja auttaa edistämään hankkeita ja ihmisiä eteenpäin, älä vain luota siihen. Joitakin huolellisuutta ja kokousten hallintatekniikoiden tarkoituksenmukaista vahvistamista parantavat mahdollisuuksiasi saada aikaan suuri tulos.

Päivitetty Art Petty